大きなサイズのファイルも無料で送れるcorabbit(コラビット)のPost Box機能

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  • 投稿者 : 大月 茂樹

ファイル共有・コラボレーションサービス corabbit(コラビット)へ追加された、メールでは送信できないような大きなサイズのファイルを送信できる機能 Post Boxが良くできているのでご紹介します。

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corabbit(コラビット)

取引先企業とファイルをやり取りする…しかも、大きなサイズのファイルを…というのは良くあるシチュエーションです。例えば、図面データ、モデリングデータ、動画データ、写真のデータなどを、確認や受け渡し、納品といった目的で相手へ送らなければならないといったものです。

以前は、CD-RやUSBフラッシュメモリ、ハードディスクなどを使って行われていましたが、昨今ではDropbox宅ファイル便firestorageなどたくさんのサービスがあり、利用しておられる方が多いようです。

また、Google Drive、MicrosoftのOneDrive(旧SkyDrive)のようなサービスは、ファイルを送る…というよりも、ファイルを共有する、さらに、共同で編集するといった共有やコラボレーションを目的としたもので、こちらを活用しておられる方も多いでしょう。

同様なサービスに、corabbit(コラビット)というものがあります。Web制作に携わる当方のような制作者・制作会社などが主なターゲットで、制作チーム内、クライアントやステークホルダーとの間でコラボレーションや効率的なファイル共有を行えるように…ということにフォーカスされた(主眼がおかれた)サービスですが、つい先日追加された新機能 Post Boxが良くできているのでご紹介します。corabbitそのものの機能や特長については、corabbitのWebサイトをご参照ください。

corabbitのPost Box機能とは

Post Boxはファイルの送信機能。メールでは送れないような大きなサイズのファイルを送信したいときに便利な機能です。宅ファイル便やfirestorageといったサービスと同等のものと考えれば良いでしょう。

最近ではあまり気にしなくても良くなったようですが(?)、以前はサイズが5MBをこえるメールはメールサーバーにより送信や転送を拒否されました。そのため、大きなサイズのファイルを添付したメールは送れなかった、送れないといったことがあります。

また、そうしたメールサーバーによる制限にひっかからなかったとしても、大きなサイズのメールを送ると相手のパソコンのディスク容量を圧迫することにつながるので、大きなサイズのファイルを添付しないようにするのがマナーという考え方もあります。

最近では、Gmailのようなサービスが使われることが多いので、一概にダメとは言い切れないとも言えますが…。

ファイルの受け取り側は、corabbitのユーザーでなくても構いません。誰でも受け取ることができます。

Post Box機能を使ってのファイル送信の流れは、

  1. 送信したいファイルをcorabbitへアップロード
  2. そのファイルのダウンロードURLとパスワードが記されたメールを送信
  3. メールを受け取り、メールに記載されているURLをクリック、パスワードを入力してファイルをダウンロード

となります。

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corabbitのPost Box機能でファイルを送信する様子。実際は、ファイルを相手へ送る…のではなく、ファイルのダウンロードURLをメールで連絡するというもの

corabbitでは無料の「Freeプラン」でも5GBのディスクスペースをもらえますし、Post Box機能では最大で2GBのファイルを送信できます。他サービスの無料プランでは300MB程度までしか送れませんが、corabbitであればデジタル一眼レフで撮影した写真のRAWデータを100枚程度まとめて送るような用途にも使えます。必要十分でしょう。

そして、corabbitのPost Box機能の良いところとして紹介したいのは次の2点です。

Post Box機能の良いところ

ファイルを削除しても、有効期限内であれば相手はファイルをダウンロードできる

corabbitのPost Box機能ではファイルを送信(ダウンロードURLとパスワードの連絡メールを送信)する際に有効期限を設定しますが、ファイル送信後はそのファイルを削除しても、有効期限内であれば相手はファイルをダウンロードできます。

これは視点を変えると、ファイル送信後はそのファイルを削除してディスクスペースを空けるようにすれば、Freeプランの「5GBまで」という制限にかかることなく、たくさんのファイルを送信できるということです。

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有効期間は24時間、3日間、7日間の3つから選択できます

おおよその場合、相手がダウンロードしてくれたら、もう元のファイルは必要ありません。本当に一時的なものです。ですから、相手が受け取ったらファイルを削除すれば良いのですが、案外これが億劫だったり、忘れたりするものです。

他サービスでは、サービス全体としてできるだけ使用ディスク容量を削減したいという意図から、ファイルを受け取った側がファイルを削除できるようになっているものがあります。ただ、ファイルの受け取り側がわざわざ手間をかけてくれるか?は少々疑問なんですよね。

他のサービスは相手がダウンロードする前にファイルを削除してしまうとダウンロードできなくなってしまいますが、corabbitでは削除してもダウンロードできるようになっているので、この仕様をうまく使えば、corabbitもうまく使えるということです。

サービスの提供側としては、このような使われ方をされると、あまりうれしくないでしょうけれども(笑)。

無料の「Freeプラン」でもパスワードによる本人認証ができる

ランダムな文字列を付加し推測不可能なダウンロードURLを生成、知らなければダウンロードできないようになっているとしても、やはりどこか不安なものです。しかし、corabbitのPost Box機能ではファイルのダウンロードにはパスワードの入力が必須となっているので安心できます。

また、そのパスワードを連絡するメールはダウンロードURLを連絡するメールとは別に送られるようになっています。パスワードロックがかけられたZipファイルやExcelファイルなどが添付されたメールに、パスワードも併せて書かれていることが良くあります。そうしたメールを誤って転送などしてしまった場合は簡単にファイルの中身を見られてしまいますが、メールが2通に分けられていることによって、そうしたリスクが軽減されているのは良いところです。

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ファイルのダウンロードURLの案内メール
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ファイルのダウンロードに必要なパスワードの案内メール

セキュリティーの専門家の方が、「パスワードを別メールで送っても意味がない。それでセキュリティーレベルが上がることはない。なぜなら…」という話をされることがありますが、その類いの議論はここではいたしません。

なんと言ってもシンプルでわかりやすい

スクリーンショットは載せつつ、敢えてサービス名をテキストにおこすことはしませんが。よく利用されている他サービスはとにかくページが雑然としていて、広告が目立ち過ぎでわかりにくいですよね。ファイルのダウンロードリンクの文字サイズより、広告の文字サイズの方が大きかったりするのです。

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類似サービスのファイルダウンロードページの様子。それがあるからこそ無料利用枠があるわけですが、とは言え数多く貼り付けられた広告バナーがうるさいですね…
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こちらも類似サービスのファイルダウンロードページの様子。こちらは、パッと見たところどこからダウンロードできるのかがわかりません

どこをクリックすればダウンロードできるのか?が、とてもわかりにくいのです。「どこからダウンロードできるの?」などと電話やメールで問い合わせられたりしたら、それこそちょっと…ですよね。

一方、corabbitのファイルダウンロードページはとてもシンプルです。仮に、相手があまりパソコン操作が得意でない方であっても、これだけシンプルであれば迷うことはないでしょう。

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パスワードの入力ページの様子
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ファイルのダウンロードページの様子

良くWebサーバーにFTPでアップロードしてダウンロードしてもらう…という話を良く目にしたり耳にしたりします。しかし、社外秘データなどを誰でもアクセスできる場所へ置き放置するのはとても危険です。気づかないうちになぜか検索エンジンにインデックスされてしまっていて…ということも。

決してそうしたことがないように、corabbitのようなサービスをうまく活用しましょう。

まだ利用していないが興味を持ったという方は、まずは5GBまで無料で使える「Freeプラン」から始めてみてはいかがでしょうか。

この記事の著者